名刺からの情報を活用するための情報システム

名刺には様々な情報が含まれていますが効果的な管理を行うのはそれほど簡単ではありません。企業全体として情報システムを活用して管理するようになると色々なことができるようになるので導入を検討してみると良いでしょう。

情報システムによる管理とデータベース管理

名刺は以前は名刺ホルダーなどを利用して管理するのが一般的でしたが、だんだんと電子データとしてパソコンで管理するようになってきました。情報処理の技術が向上してきて誰もが簡単な操作は行えるようになったため、名刺に記載されている情報をパソコンに取り込んでデータベース管理することも多くなっています。しかし、ただ氏名や所属、住所や電話番号などの情報をまとめて一つのデータとして管理して検索を容易にしているだけということは珍しくありません。データベース化するだけでも名刺から得られる情報を有効活用できる可能性は高まりますが、より高度な活用をできるようにするために情報システムを活用するのは賢明な考え方でしょう。

システム化により実現される高度な操作

名刺の情報を情報システムで管理するようになると、そのシステムに搭載されている機能に応じて高度な操作が行えるようになります。ただ検索が行えるというだけでなく、名刺から得られた顧客の情報を関連付けすることも可能です。ある顧客と同じ企業に属している人をグループにして表示したり、その上限関係などについても明示させることもできます。住所に応じて地図への関連付けを行って参照することにより営業活動の効率化も図れるでしょう。また、誰がどの顧客を取り扱ったかについても名刺の入力履歴から管理することができるため、新しい人脈形成を行う際の資料として活用することもできます。様々な機能が付与されていることで名刺からの情報を駆使しやすくなるのが特徴です。

名刺の入力が便利になるシステム化

名刺のデータベース化を行う上で最も大きな障害になるのがデータ入力です。名刺に記載されている情報を全て手入力するのは大きな労力が必要であり、個々の社員に任せているとつい先延ばしにされてしまいがちになります。その問題を克服しているのが一般的な名刺管理の情報システムです。スキャンするだけで簡単に名刺に記載されている情報を入力することができる仕組みになっています。機械による読み取りで自動抽出を行うシステムもあれば、入力担当者に情報が送信されて少しの間に情報入力が完了するというシステムもあり、入力の仕組みは様々です。しかし、短時間で行えるようになっているので名刺の情報をすぐに入力してもらいやすくなっています。

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